PROCEDURA

136d0acf-711a-4203-9212-a3edfb89eacc

Załącznik do Uchwały Wspólników Kancelaria Rachunkowa ANTARES

Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c.

nr 01/09/2024 w sprawie: uchwalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa

i podejmowania działań następczych, o której mowa w art. 24 ustawy o ochronie sygnalistów z

dnia 14 czerwca 2024 r.


PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

KANCELARII RACHUNKOWEJ ANTARES

ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. NIP: 7773231099

‌ § 1

‌ Postanowienia ogólne


  1. W Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb S. C. („ANTARES”) promujemy i kierujemy się najwyższymi standardami przestrzegania przepisów prawa, zasad compliance oraz etyki.

  2. Wdrażamy niniejszą Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Kancelarii Rachunkowej ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c. („procedura”), aby każdy mógł skorzystać z przygotowanych kanałów zgłoszeń i poinformować nas o dostrzeżonych nieprawidłowościach lub zachowaniach, które są sprzeczne z wartościami ANTARES.

  3. Niniejsza procedura ma na celu zapewnienie zgodności z przepisami prawa unijnego i krajowego dotyczącymi ochrony sygnalistów oraz ustanowienie jasnych i efektywnych zasad postępowania z ich zgłoszeniami. W szczególności procedura ma na celu:

    1. zapewnienie poufności i ochronę tożsamości sygnalisty;

    2. dostosowanie wewnętrznych mechanizmów do wymogów Dyrektywy (UE) 2019/1937 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

    3. zapewnienie zgodności z przepisami RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych Sygnalistów oraz osób, których dotyczą zgłoszenia;

    4. ustanowienie przejrzystych zasad przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania zgłoszeń

      w sposób obiektywny, bezstronny i terminowy;

    5. skuteczne zarządzanie ryzykiem oraz podejmowanie działań naprawczych w odpowiedzi na zgłoszone naruszenia;

    6. zachęcanie pracowników i współpracowników do zgłaszania naruszeń poprzez zapewnienie im wsparcia oraz budowanie zaufania do systemu zgłaszania;

    7. promowanie transparentności, etycznego postępowania oraz przestrzegania przepisów prawa

      w naszej organizacji.

  4. Każda z osób, która dokona zgłoszenia w dobrej wierze otrzyma od ANTARES wsparcie oraz ochronę przed działaniami odwetowymi. Wszystkie zgłaszane wątpliwości będą analizowane z najwyższą starannością.

  5. Procedura obowiązuje wszystkie osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w ANTARES. W szczególności dotyczy:

    1. pracowników, w tym pracowników tymczasowych;

    2. osób świadczących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego;

    3. osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek;

    4. prokurentów;

    5. akcjonariuszy;

    6. członków organów statutowych;

    7. osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców lub

      dostawców;

    8. stażystów i praktykantów;

    9. byłych pracowników;

    10. osób ubiegających się o zatrudnienie.

  6. Postanowienia procedury obejmują także:

    1. osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszeń;

    2. osoby, które są powiązane z sygnalistami, które mogą doświadczyć działań odwetowych

      w kontekście związanym z pracą, takich jak współpracownicy lub krewni sygnalistów;

    3. podmioty prawne, które stanowią własność sygnalisty, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.

  7. Ilekroć w procedurze jest mowa o:

    1. ustawie – należy przez to rozumieć Ustawię z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie

      sygnalistów;

    2. dyrektywie – należy przez to rozumieć Dyrektywę (UE) 2019/1937 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;

    3. sygnaliście/ osobie dokonującej zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która w ramach procedury zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, niezależnie od podstawy prawnej (lub jej braku) łączącej tę osobę z ANTARES;

    4. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

    5. naruszeniu – należy przez to rozumieć wszelkie działania lub zaniechania niezgodne

      z prawem lub mające na celu obejście prawa, które dotyczą ANTARES;

    6. działaniach następczych – należy przez to rozumieć działania podjęte przez osobę upoważnioną do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

    7. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

    8. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

    9. osobie powiązanej z osobą dokonującą zgłoszenia/sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub

      osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

    10. procedurze – oznacza niniejszy dokument wraz z załącznikami;

    11. organach zewnętrznych – należy rozumieć organy władzy publicznej, właściwe w sprawach naruszeń prawa zgłaszanych przez sygnalistów (np. Rzecznik Praw Obywatelskich, Komisja Nadzoru Finansowego, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów itp.);

    12. komisji ds. naruszeń/komisji – należy rozumieć osoby merytoryczne wspierające działania następcze podjęte przez Pełnomocnika ds. Naruszeń;

    13. Pełnomocniku ds. Naruszeń – należy przez to rozumieć dedykowaną i niezależną osobę w Spółce, która wyjaśnia zgłoszenie i podejmuje działania następcze, ANTARES może powołać zastępcę Pełnomocnika ds. Naruszeń;

    14. Spółka/ ANTARES – należy przez to rozumieć Annę Dubieniecką oraz Damaris Pośpiech- Grzyb prowadzące spółkę cywilną pod firmą Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c. ul. Kraszewskiego 4/8, 60-518 Poznań, NIP: 7773231099;

    15. Wspólnik ANTARES – należy przez to rozumieć Annę Dubieniecką lub Damaris Pośpiech- Grzyb będące wspólnikami spółki cywilnej Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c.;

    16. zgłoszenie – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne;

    17. zgłoszenie anonimowe – należy przez to rozumieć zgłoszenie naruszenia prawa dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa jednoznaczna identyfikacja jej tożsamości;

    18. zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć zgłoszenie naruszenia prawa dokonane w trybie przewidzianym niniejszą procedurą;

    19. zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie naruszenia prawa dokonane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

    20. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).


‌ § 2

‌ Jakie nieprawidłowości należy zgłaszać

  1. Chcemy wiedzieć o wszelkich działaniach lub zaniechaniach niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, które dotyczą ANTARES. Dzięki Twojemu zgłoszeniu będziemy w stanie je szybciej i skuteczniej zidentyfikować i wyeliminować.

  2. Podstawowy katalog naruszeń prawa, które mogą być zgłaszane obejmuje następujące obszary:

    1. korupcja;

    2. zamówienia publiczne;

    3. usługi, produkty i rynki finansowe;

    4. przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

    5. bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;

    6. bezpieczeństwo transportu;

    7. ochrona środowiska;

    8. zdrowie publiczne;

    9. ochrona konsumentów;

    10. ochrona prywatności i danych osobowych;

    11. bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;

    12. inne nieprawidłowości, o których mowa w ustawie, o ile informację o danym naruszeniu osoba zgłaszająca uzyskała w kontekście związanym z pracą.

  3. Zgłoszenie musi być dokonane w dobrej wierze, tj. powinny występować uzasadnione podstawy, aby podejrzewać, że doszło do naruszenia.

  4. Jeśli masz wątpliwości czy przedmiot zgłoszenia mieści się w powyższym katalogu, dokonaj zgłoszenia i jednostka odpowiedzialna za procedurę zajmie się odpowiednio tematem.


‌ § 3

‌ Kto może dokonywać zgłoszeń

  1. Zachęcamy, aby każdy kto ma wiedzę o naruszeniach skorzystał z niniejszej procedury i dokonał zgłoszenia.

  2. Sygnalista podlega ochronie wynikającej z ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonywania, i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

  3. Za sygnalistę nie będzie uważana osoba, która dokonuje zgłoszenia w złej wierze, czyli kiedy dokonuje świadomego zgłoszenia nieprawdziwej informacji, a także gdy dokonuje tego w innym celu niż poinformowanie ANTARES o mających miejsce, lub mogących wystąpić, nieprawidłowościach. Co za tym idzie, taka osoba nie będzie korzystać z ustawowo przewidzianej ochrony.


‌ § 4

‌ Sposób zgłoszenia

  1. Zgłoszeń możecie dokonywać ustnie lub pisemnie za pomocą dedykowanych kanałów dostępnych

    w ANTARES.

  2. W spółce ANTARES zapewnia się następujące sposoby (kanały) dokonywania zgłoszeń:

    1. pisemnie w postaci elektronicznej za pośrednictwem dedykowanej platformy do zgłoszeń dostępnej publicznie na stronie internetowej ANTARES: https://kancelariaantares.pl/ klikając w link: https://panel.sygnalista-online.eu/ANTARES .

    2. pisemnie w formie listownej na adres siedziby ANTARES (W celu zachowania pełnej poufności korespondencji oraz danych osoby, dokonującej zgłoszenia, prosimy na kopercie dopisać np.

      „zgłoszenie nieprawidłowości – Pełnomocnik ds. Naruszeń do rąk własnych ”). List z taką adnotacją bezpośrednio przekładany jest do rąk odbiorcy.

    3. ustnie - na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez przyjmującego zgłoszenie, a następnie podpisane przez przyjmującego zgłoszenie oraz sygnalistę. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

  3. W przypadku opatrzenia listu dopiskiem „do rąk własnych”, korespondencja ta może zostać otwarta wyłącznie przez organ lub osobę, na którą zaadresowana została przesyłka.

  4. W ANTARES nie dopuszcza się dokonywania zgłoszeń w formie anonimowej.

‌ § 5

‌ Zgłoszenia anonimowe

  1. Niniejsza procedura nie obejmuje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.

  2. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego - pozostawia się je bez rozpoznania.

  3. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych może podjąć decyzję o rozpatrzeniu zgłoszenia anonimowego w przypadku, gdy z treści zgłoszenia wynikają istotne kwestie związane z naruszeniem prawa podlegające zgłoszeniu w ramach niniejszej procedury.


‌ § 6

‌ Jak zredagować treść zgłoszenia

  1. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i możliwie pełne wyjaśnienie na czym polega naruszenie.

  2. Zachęcamy, aby w zgłoszeniu opisywać wszystkie znane szczegóły danej sytuacji, wskazywać, kiedy miała ona miejsce i na czym polegała nieprawidłowość, a także przedstawiać jak najwięcej dodatkowych informacji, takich jak dane osób, których dotyczy zgłoszenie, świadków czy posiadane dowody (e-maile, zestawienia, faktury, itp.).

  3. Przy składaniu zgłoszenia rekomendujemy, abyście podawali adres do kontaktu (np. adres korespondencyjny, adres e-mail czy numer telefonu). Brak jego przekazania uniemożliwi lub znacznie utrudni komunikację pomiędzy nami, a w konsekwencji może uniemożliwić przekazanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub informacji zwrotnej po zakończeniu działań następczych.

  4. W celu złożenia zgłoszeń można skorzystać z formularza, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej procedury.


‌ § 7

‌ Kto przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia Jakie działania następcze podejmuje ANTARES‌

  1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń i następnie ich rozpatrywania (podejmowania

    działań następczych) jest Pełnomocnik ds. Naruszeń, pełniący funkcję wyjaśniającego.

  2. Jeśli zgłoszenie spełni wymogi określone w procedurze, ANTARES ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych w celu oceny prawdziwości informacji o naruszeniu, a w stosownych przypadkach w celu przeciwdziałania naruszeniu lub jego skutkom.

  3. Po otrzymaniu zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej procedurze, sygnalista będzie

    informowany o:

    1. przyjęciu zgłoszenia, w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia jego otrzymania;

    2. wynikach postępowania, w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Informacja ta obejmuje w szczególności planowane lub podjęte działania następcze i powody podjęcia takich działań.

  4. Jeżeli zgłoszenie zostało odrzucone, sygnalista jest informowany o powodach odrzucenia zgłoszenia.

  5. W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, wyżej wskazany 3 miesięczny termin na przekazanie informacji dot. wyników postępowania, o którym mowa jest powyżej w ust. 3 lit. a) liczy się od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

  6. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z sygnalistą z powodów nie leżących po stronie Spółki, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych.

  7. W celu wyjaśnienia zasadności zgłoszenia Pełnomocnik ds. Naruszeń może w szczególności:

    1. samodzielnie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające,

    2. zawnioskować do Wspólników ANTARES o utworzenie komisji ds. naruszeń.

  8. Pełnomocnik ds. Naruszeń dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia tak szybko, jak to możliwe, nie później jednak niż do 10 dni od daty doręczenia zgłoszenia.

  9. W przypadku rozpatrywania zgłoszenia zgodnie z :

    1. ust. 7 lit. a) powyżej Pełnomocnik ds. Naruszeń sporządza raport końcowy, o którym mowa

      w ust. 18 poniżej,

    2. ust. 7 lit. b) powyżej komisja ds. naruszeń sporządza raport końcowy, o którym mowa w ust. 18 poniżej.

  10. Wniosek Pełnomocnika ds. Naruszeń w sprawie utworzenia komisji ds. naruszeń, o którym mowa

    w ust. 7 lit. b) powyżej powinien zawierać w szczególności:

    1. zwięzłe przedstawienie sprawy,

    2. proponowany skład komisji ds. naruszeń zapewniający bezstronność oraz profesjonalne podejście do zgłoszenia z zastrzeżeniem, że komisja może składać się maksymalnie z 3 osób, i w jej skład będzie wchodził Pełnomocnik ds. Naruszeń,

    3. opis zadań i kompetencji komisji ds. naruszeń.

  11. Przed dopuszczeniem członków komisji do sprawy, każda z tych osób:

    1. podpisuje oświadczenie o bezstronności, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do niniejszej procedury;

    2. podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą procedurą, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do niniejszej procedury;

    3. podpisuje oświadczenie o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonego postępowania, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2 do niniejszej procedury.

  12. Wspólnicy ANTARES upoważniają Pełnomocnika ds. Naruszeń, członków komisji do przetwarzania danych osobowych na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego (Załącznik nr 8 do procedury). Pełnomocnik ds. Naruszeń zobowiązany jest do skompletowania dokumentów, o których mowa powyżej.

  13. W przypadku powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności członka komisji, członek taki jest niezwłocznie wyłączany przez Pełnomocnika ds. Naruszeń z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu odsunięcia członka komisji.

  14. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej w ust.13. Pełnomocnik ds. Naruszeń nieprawidłowości wyznacza innego członka komisji.

  15. W przypadku:

    1. powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności Pełnomocnika ds. Naruszeń, jest on niezwłocznie wyłączany przez Wspólników ANTARES z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu odsunięcia Pełnomocnika ds. Naruszeń lub

    2. gdy zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika ds. Naruszeń Wspólnicy ANTARES wyznaczają dla tego konkretnego postępowania inną osobę lub grupę osób wykonujących zadania Pełnomocnika ds. Naruszeń. Wspólnicy ANTARES upoważniają ww. osoby do przetwarzania danych osobowych na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego (Załącznik nr 8 do procedury).

  16. Zarówno Pełnomocnik ds. Naruszeń jak i komisja ds. naruszeń, gdy jest to zasadne, może korzystać z zewnętrznych konsultantów wyspecjalizowanych w dziedzinie dotyczącej rozpatrywanego zgłoszenia.

  17. Celem postępowanie wyjaśniającego jest:

    1. ustalenie, czy doszło do naruszenia wskazanego w zgłoszeniu sygnalisty;

    2. wyjaśnienie okoliczności sprawy;

    3. zebranie, zabezpieczenie i w niezbędnym zakresie utrwalenie dowodów.

  18. W raporcie końcowym postepowania wyjaśniającego powinny znaleźć się następujące informacje:

    1. numer zgłoszenia z rejestru;

    2. data otrzymania zgłoszenia;

    3. opis zgłoszenia;

    4. opis działań następczych podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych

      w zgłoszeniu,

    5. opis zebranych dowodów – jeśli takie zostały zabezpieczone w trakcie prowadzonego postępowania;

    6. liczbę świadków oraz innych osób przesłuchanych w ramach prowadzonego postępowania;

    7. opis działań następczych podjętych w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia

    8. ustalenia końcowe, a w sytuacji potwierdzenia naruszenia:

      • rodzaj stwierdzonego naruszenia;

      • rekomendacje w zakresie podjęcia działań zmierzających do usunięcia naruszenia lub

        naprawienia jego skutków;

      • rekomendacje w zakresie ewentualnych działań, które mogą zapobiegać występowaniu naruszenia w przyszłości;

      • rekomendacje dla organów Spółki w sprawie podjęcie działań następczych w związku

        z stwierdzonym naruszeniem.

  19. Rekomendacje, mogą obejmować w szczególności:

    1. zamknięcia postepowania bez podejmowania dalszych działań;

    2. przeprowadzenia rozmowy z osobą, której zgłoszenie dotyczy;

    3. upomnienie, nałożenie kary finansowej;

    4. wnioski prewencyjne (zalecenia, procedury) o charakterze zarządczym;

    5. zmiany w wewnętrznej organizacji ANTARES;

    6. podjęcie działań cywilno-prawnych np. naprawienie szkody, odszkodowanie;

    7. wszczęcie postepowania dyscyplinarnego, służbowego;

    8. złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu przestępstwa;

    9. poinformowanie właściwych służb.

  20. Raport, o którym mowa w ust. 19 powyżej jest dokumentem poufnym a jego treść zostaje

    ujawniona Wspólnikom ANTARES.

  21. Raport przekazywany jest do Pełnomocnika ds. Naruszeń, który dołącza go do akt danej sprawy. Raport, o którym mowa, może przyjąć formę elektroniczną.

  22. Wspólnicy ANTARES po otrzymaniu raportu końcowego w przypadku stwierdzonej nieprawidłowości określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Wspólnicy ANTARES monitoruje realizację tych działań. O podjętych działaniach i realizacji powiadamiany jest Pełnomocnik ds. Naruszeń w celu odnotowywania ich w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Powiadomienie, o którym mowa powyżej może przybrać formę elektroniczną.

  23. Pełnomocnik ds. Naruszeń przekazuje sygnaliście informację o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Informacja ta obejmuje w szczególności planowane lub podjęte działania następcze i powody podjęcia takich działań.


‌ § 8

‌ Na czym polega zakaz działań odwetowych

  1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

  2. Działania odwetowe oznaczają jakiekolwiek, bezpośrednie lub pośrednie, działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonaniem zgłoszenia i które narusza lub może naruszyć prawa lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby z sygnalistą powiązane.

  3. Ochrona przewidziana w procedurze nie ma zastosowania w przypadku zgłoszenia dokonanego w złej wierze. Ochrona przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że mieliście uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia.

  4. Dokonanie zgłoszenia nie oznacza przyznania immunitetu za jakiekolwiek naruszenie, w które mogliście być zaangażowani. Zgłoszenie nie wyklucza m.in. możliwości rozwiązania umowy o pracę lub innego stosunku prawnego będącego podstawą zatrudnienia w ANTARES w przypadkach i na zasadach zgodnych z przepisami prawa.

  5. Niezależnie od dokonania zgłoszenia, osoby świadczące pracę na rzecz ANTARES są zobowiązane wykonywać swoje obowiązki sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń, które dotyczą pracy.


‌ § 9

‌ Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

  1. Każde zgłoszenie naruszenia, podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu postepowania wyjaśniającego.

  2. Poszczególne osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń są także odpowiedzialne

    za prowadzenie rejestru zgłoszeń w sposób zapewniający poufność zawartych w nim danych.

  3. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

    1. numer zgłoszenia;

    2. przedmiot naruszenia prawa;

    3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych

      osób;

    4. adres do kontaktu sygnalisty;

    5. datę dokonania zgłoszenia;

    6. informację o podjętych działaniach następczych;

    7. datę zakończenia sprawy

  4. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie

    zgłoszenia.

  5. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych przechowywany jest w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji w nim zawartych.

  6. Wpisów w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczny przebieg czynności podjętych w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia.

  7. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.

  8. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

  9. W przypadku zgłoszenia, które nie było dalej procedowane ze względu na braki formalne, dane osobowe w rejestrze przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia.


‌ § 10

‌ Jak dbamy o zachowanie poufności

Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako tajemnica ANTARES na wszystkich etapach procesu rozpatrywania zgłoszonych nieprawidłowości. W szczególności tożsamość sygnalisty nie będzie ujawniana osobom, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom ANTARES, chyba że wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych postępowań przez stosowne organy zewnętrzne. Analogicznie podchodzimy do poufności tożsamości osób pomagających sygnaliście czy osób, których zgłoszenie dotyczy.


‌ § 11

‌ Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku ze stosowaniem procedury oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych jest ANTARES.

  2. Dane osobowe sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu, są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz są ograniczone tylko do danych, które są niezbędne do sprawdzenia zasadności zgłoszenia i prowadzenia działań następczych w danej sprawie. Dane osobowe, które nie są istotne, będą natychmiast usunięte.

  3. ANTARES po otrzymaniu Zgłoszenia spełnia obowiązek informacyjny zgodnie z przepisami RODO poprzez przekazanie odpowiednio klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr 9 i 10 o ile zakres otrzymanych danych osobowych na to pozwala.

‌ § 12

‌ Czy można dokonywać zgłoszeń poza ANTARES

  1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

  2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

  3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie według decyzji RPO lub organu

    publicznego.

  4. Rzecznik Praw Obywatelskich i organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty niezbędne informacje.

  5. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostki organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.


‌ § 13

‌ Postanowienia końcowe

  1. Informujemy, że wszelkie utrudnianie innym osobom dokonywania zgłoszenia lub uniemożliwianie tego, w szczególności przy zastosowaniu przemocy, gróźb lub podstępu, a także podejmowanie działań odwetowych może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności, w tym nawet do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy takiego pracownika.

  2. Procedura została skonsultowana z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz ANTARES wyłonionymi w trybie przyjętym w ANTARES.

  3. Procedura poddawana będzie cyklicznym przeglądom. Przegląd dokonywany będzie minimum raz na rok przez Pełnomocnika ds. Naruszeń lub na każdy wniosek Wspólnika ANTARES w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

  4. Przeprowadzenie przeglądu, o którym mowa zakończone jest raportem z przeglądu, przekazanym do Wspólników ANTARES w terminie 7 dni od dnia zakończenia przeglądu.

  5. Zmiana procedury dokonywana jest w trybie właściwym do jej ustanowienia.

  6. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania do wiadomości osób świadczących pracę w Spółce.

  7. Pracownicy oraz inne osoby świadczące pracę na rzecz ANTARES potwierdzają w formie pisemnej zapoznanie z niniejszą procedurą. Wzór potwierdzenia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

  8. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług, pełnienia funkcji, przekazuje się informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

  9. Załącznikami do procedury są następujące dokumenty, które stanowiąc uszczegółowienie jej treści: Załącznik nr 1 – wzór oświadczenia o zapoznaniu się z procedurą

Załącznik nr 2 – wzór oświadczenia o zachowaniu poufności

Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o bezstronności Załącznik nr 4 – wzór formularza zgłoszenia Załącznik nr 5 – potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Załącznik nr 6 – wzór protokołu rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty o naruszeniu prawa (protokół końcowy)

Załącznik nr 7 – wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik nr 8 – upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Załącznik nr 9 – klauzula informacyjna dla sygnalisty

Załącznik nr 10 – klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie lub której dane osobowe zostały ujawnione w zgłoszeniu.

Załącznik nr 1 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych


OŚWIADCZENIE O ZAPONANIU SIĘ Z PROCEDURĄ


Oświadczam, iż zapoznałem/zapoznałam się z Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C., rozumiem jej treść i zobowiązuje się do stosowania zasad w niej zawartych.


…………..………………………..

(imię i nazwisko, data)

Załącznik nr 2 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych


Ja niżej podpisany/-a:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

/Imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie/


Niniejszym zobowiązuję się do ochrony wszelkich informacji uzyskanych przeze mnie w związku z udziałem w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających w sprawach dotyczących zgłoszeń nieprawidłowości, prowadzonych przez KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. (zwana dalej „ANTARES”).

Powyższe zobowiązanie dotyczy w szczególności:

  1. Wszelkich informacji, na podstawie których można byłoby w sposób bezpośredni lub pośredni zidentyfikować tożsamość osoby zgłaszającej naruszenie (dalej: Sygnalista), świadków naruszenia, Domniemanego sprawcy naruszenia oraz innych osób wskazanych przez Sygnalistę w zgłoszeniu naruszenia.

  2. Treści zgłoszenia naruszenia oraz składanych wyjaśnień w toku postępowania wyjaśniającego.

  3. W związku z powyższym zobowiązuję się do:

    • wykorzystania powyższych informacji jedynie w zakresie niezbędnym do przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego;

    • nieudostępniania powyższych informacji osobom nieupoważnionym;

    • należytego zabezpieczenia powyższych informacji przed dostępem osób nieupoważnionych, w tym nieautoryzowanym ujawnieniem, udostępnieniem, kopiowaniem, wykorzystywaniem, modyfikacją, uszkodzeniem lub utratą.

Oświadczam również, iż:

  1. Obowiązek ochrony informacji uzyskanych przeze mnie w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym ciąży na mnie bez względu na upływ czasu, także po zakończeniu wykonywania powierzonych mi czynności, do momentu uzyskania przez mnie informacji o ustaniu lub zmianie przesłanek ochrony.

  2. Postępowanie sprzeczne z powyższymi zobowiązaniami, może stanowić naruszenie przepisów karnych, jak też może rodzić wobec mnie cywilną odpowiedzialność odszkodowawczą.

  3. Jednocześnie zobowiązuję się do niezwłocznego informowania ANTARES:

    • o każdym przypadku naruszenia powyższych informacji;

    • o każdym przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.


…………..………………………..

(imię i nazwisko, data)

Załącznik nr 3 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych


OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI

niżej podpisany/-a:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

/Imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie/

niniejszym oświadczam, że w toczącym się postępowaniu w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia:

  1. nie jestem osobą zgłaszającą naruszenie;

  2. nie jestem osobą wskazaną w zgłoszeniu jako osoba biorąca udział w naruszeniu;

  3. nie jestem osobą powiązaną z osobami dokonującymi zgłoszenia, np. współpracownikiem lub krewnym osób dokonujących zgłoszenia;

  4. nie zachodzi żadna okoliczność skutkująca wyłączeniem mnie z udziału w procesie oceny przyjętego zgłoszenia naruszenia;

  5. nie jestem osobą pozostającą wobec osób zgłaszających naruszenia w stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojego obiektywizmu i bezstronności;

  6. będę wypełniać swoje obowiązki w sposób uczciwy, rzetelny i zgodnie z posiadaną wiedzą;

  7. nie będę zatrzymywał/-a kopii jakichkolwiek pisemnych lub elektronicznych informacji związanych z przyjętym zgłoszeniem naruszenia, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C.

  8. zobowiązuję się nie kontaktować z osobami zgłaszającymi naruszenie lub osobami wskazanymi w zgłoszeniu, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C.

  9. zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy i poufności wszystkich informacji i dokumentów ujawnionych mi lub wytworzonych przeze mnie w trakcie obsługi przyjętego zgłoszenia naruszenia, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C.

  10. zobowiązuję się do niezwłocznego poinformowania Pełnomocnika ds. naruszeń / Wspólników Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb S. C. o wszelkich próbach wywarcia wpływu na sposób wykonywania przeze mnie obowiązków związanych z obsługą przyjętych zgłoszeń.

Jednocześnie oświadczam, iż w przypadku powzięcia informacji o istnieniu jakiejkolwiek okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do mojego obiektywizmu i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia, zobowiązuję się do niezwłocznego pisemnego poinformowania Pełnomocnika ds. Naruszeń

/ Wspólników Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb S.C. o tym fakcie oraz wyłączenia się z dalszego uczestnictwa w ocenie przyjętego zgłoszenia naruszenia i podejmowania działań następczych.


…………..………………………..

(imię i nazwisko, data)

Załącznik nr 4 do Procedury dokonywania

Dane kontaktowe zgłaszającego

Imię i nazwisko 1) :


Adres korespondencyjny lub

adres poczty elektronicznej 2) :



Informacja o zgłaszającym – charakter powiązania z organizacją:

  • pracownik, w tym pracownik tymczasowy

  • osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym na podstawie umowy zlecenie, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego

  • osoba prowadząca działalność gospodarczą na własny rachunek

  • prokurent

  • akcjonariusz

  • członek organów statutowych

  • osoba pracująca pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców lub dostawców

  • stażysta lub praktykant

  • były pracownik

  • osoba ubiegająca się o zatrudnienie

  • inne:

Stanowisko służbowe:


Przedmiot naruszenia prawa


Zakres naruszenia:

  • korupcja,

  • zamówienia publiczne,

  • usługi, produkty i rynki finansowe,

  • przeciwdziałanie prania pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu,

  • bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami,

  • bezpieczeństwo transportu,

  • ochrona środowiska,

  • zdrowie publiczne,

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych FORMULARZ ZGŁASZANIA NARUSZEŃ WEWNĘTRZNYCH


‌ 1) Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

‌ 2) Podanie danych kontaktowych w postaci adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia zgłoszenia. W przypadku braku podania danych, Spółka nie będzie mógł potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu działań, związanych z tym zgłoszeniem.


  • ochrona konsumentów,

  • ochrona prywatności i danych osobowych,

  • bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,

  • inne nieprawidłowości, o których mowa w ustawie, o ile informację o danych naruszenia osoba zgłaszająca w kontakcie związanym z pracą.

Opis szczegółów zgłoszenia


Dane kontaktowe osoby pokrzywdzonej 3

Imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej oraz

telefon kontaktowy 4)


1…………….

2…………….

3…………….

Dane kontaktowe osób lub osoby, której działania lub zaniechania zgłoszenie dotyczy

Imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej oraz

telefon kontaktowy 5)


1…………….

2…………….

3…………….

Spis dowodów załączonych do zgłoszenia


Załączniki

1……………….

2……………….

3……………….

Oświadczenie sygnalisty

Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:

  1. działam w dobrej wierze;

  2. posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w zgłoszeniu informacje o naruszeniu prawa są prawdziwe;

  3. nie dokonuję ujawnienia nieprawidłowości w celu osiągnięcia korzyści;

  4. ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem/ujawniłam wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia;

  5. jestem świadomy/świadoma, że poświadczenie nieprawdy w zgłoszeniu podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2;

  6. znana jest mi obowiązująca w KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

…………………..…………………………………

(data i czytelny podpis)


‌ 3) Jeżeli dotyczy.

‌ 4) Podanie adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej oraz telefonu kontaktowego jest dobrowolne.

‌ 5) Podanie adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej oraz telefonu kontaktowego jest dobrowolne.

POUCZENIA:

  1. W przypadku gdy w toku postępowania wyjaśniającego ustalono, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę̨, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia, a także odpowiedzialnością na gruncie powszechnie obowiązujących przepisów.

  2. W przypadku zgłaszającego świadczącego usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami, a także odpowiedzialnością na gruncie powszechnie obowiązujących przepisów.

nr 5 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych


…………………., dnia r.


Sz. Pan/Pani ………………………


POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA


Szanowna Pani/Szanowny Panie*,


potwierdzam Pani/Panu* przyjęcie zgłoszenia. W imieniu Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c. dziękuję za podzielenie się wiedzą w zakresie możliwych naruszeń prawa.

Zgłoszenie zostaje wprowadzone do rejestru zgłoszeń.

Nastąpi teraz wstępna analiza zgłoszenia, na podstawie której zostanie podjęta decyzja o nadaniu sprawie biegu określonego w Procedurze zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania decyzji następczych w Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c.

Jeśli zgłoszenie zostanie rozpoznane zgodnie z procedurą, zwrócimy się do Pani/Pana* z informacją zwrotną o wynikach postępowania wywołanego zgłoszeniem w terminie 3 miesięcy.


Z poważaniem,

..……………………………


Administratorem danych osobowych jest KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB s. c. Podanie danych osobowych przez jest dobrowolne, lecz niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia. Dane osobowe będą przetwarzane w celu sprawdzenia zasadności zgłoszenia i prowadzenia działań następczych w sprawie. Zgłaszającemu przysługuje prawo do: dostępu do danych osobowych, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dalsze informacje dostępne są na naszej stronie internetowej: www.kancelariaantares.pl

*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 6 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych


PROTOKÓŁ ROZPATRZENIA ZGŁOSZENIA SYGNALISTY O NARUSZENIU PRAWA

(PROTOKÓŁ KOŃCOWY)


Numer zgłoszenia z rejestru:


Data otrzymania zgłoszenia:


Opis zgłoszonych naruszeń prawa


Działania następcze podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu


Opis zebranych dowodów


Liczbę świadków oraz innych osób przesłuchanych w ramach prowadzonego postępowania


Działania następcze podjęte w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia


Ustalenia końcowe


Data zakończenia protokołu:


Czytelny podpis osoby lub komisji

upoważnionych do podejmowania działań następczych:


Data przekazania sygnaliście informacji zwrotnej:



Załącznik nr 7 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

WZÓR REJESTRU ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Kancelaria Rachunkowa ANTARES Anna Dubieniecka, Damaris Pośpiech-Grzyb s. c.



Lp.


Przedmiot naruszenia


Data dokonania zgłoszenia wewnętrznego

Dane osobowe zgłaszającego

(o ile zgłoszenie nie jest

anonimowe


Adres do kontaktu

zgłaszającego

Dane osobowe osoby, której dotyczy

zgłoszenie


Informacja o podjętych działaniach następczych


Data zakończenia

sprawy

1.








2.








3.








4.









22

Załącznik nr 8 do Procedury dokonywania

zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych


Poznań, dnia             


UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH


KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. jako

Administrator danych osobowych niniejszym, na podstawie art. 29 i 32 ust. 4 RODO w związku z art. 27 ust. 2 ustawy upoważnia:

Panią/Pana                   


Stanowisko:                     


do przetwarzania danych osobowych, w tym danych osobowych o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w zakresie obejmującym realizację zadań wynikających z ustawy oraz procedury, tj. do przetwarzania danych osobowych w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych w tym w szczególności do przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Upoważnienie obowiązuje na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego lub do czasu odwołania upoważnienia. Upoważnienie każdorazowo traci moc z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, na podstawie której współpracuje Pan/Pani z KANCELARIĄ RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C.


Informujemy, że osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonują lub wykonywały tę pracę.

Jednocześnie, wraz z nadanym upoważnieniem, zobowiązuję Panią/Pana do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, obowiązującej w KANCELARII RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. dokumentacji ochrony danych osobowych, przepisów ustawy oraz procedury.



KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C.

Załącznik nr 9 - Klauzula informacyjna RODO dla osoby zgłaszającej naruszenie prawa (Sygnalista)


Administrator danych

W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia prawa administratorem danych osobowych będzie

KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. z siedzibą

w Poznaniu, ul. Juliusza Słowackiego 18/4, 60-823 Poznań, NIP: 777-323-10-99 (dalej: ANTARES).

Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych

W sprawach związanych z prawami przysługującymi w związku z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z ANATARES pod adresem e-mail: sekretariat@kancelariaantares.pl lub pisemnie pod adresem: ul. Kraszewskiego 4/8, 60-518 Poznań.


Podanie danych osobowych w celach przyjmowania, weryfikacji oraz analizy zgłoszeń naruszeń prawa jest dobrowolne.


Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonym przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postepowań przygotowawczych lub sądowych, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.


Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane przez ANTARES w celu przyjmowania, weryfikacji i analizy zgłoszeń w ramach systemu zgłaszania naruszeń prawa (tzw. whistleblowing) tj. na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

ANTARES nie wykorzystuje systemów profilujących ani systemów prowadzących do zautomatyzowanego podejmowania jakichkolwiek decyzji dotyczących danych osobowych.


Dane osobowe przetwarzane w związku z zgłoszeniem naruszenia prawa w tym znajdujące się w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych ANTARES będzie przetwarzać dane przez okres do 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy

Odbiorcy danych

ANTARES może przekazywać dane osobowe podmiotom upoważnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa np. organy ścigania. Dostęp do danych, na podstawie stosownych umów, mogą mieć również podmioty dostarczające rozwiązania teleinformatyczne oraz firmy prawne i audytowe.


Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej: EOG).

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych osoba, której dane dotyczą posiada następujące

uprawnienia w zależności od sytuacji wskazanej przepisami RODO:

  1. dostępu do swoich danych osobowych,

  2. sprostowania swoich danych osobowych,

  3. usunięcia swoich danych osobowych,

  4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

  5. przenoszenia swoich danych osobowych,

  6. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.


Nadto osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z jej ze szczególną sytuacją (art. 21 RODO).

Nadto, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO.

Załącznik nr 10 – klauzula informacyjna dla osoby,

której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej której dane osobowe zostały ujawnione w zgłoszeniu


Administrator danych

W związku z otrzymanymi danymi osobowymi poprzez zgłoszenie naruszenia prawa od Sygnalisty informujemy, iż administratorem danych osobowych będzie KANCELARIA RACHUNKOWA ANTARES ANNA DUBIENIECKA, DAMARIS POŚPIECH-GRZYB S. C. z siedzibą w Poznaniu, ul. Kraszewskiego 4/8, 60- 518 Poznań, NIP: 7773231099 (dalej: ANTARES)


Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych

W sprawach związanych z prawami przysługującymi w związku z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z ANATARES pod adresem e-mail: sekretariat@kancelariaantares.pl lub pisemnie pod adresem: ul. Kraszewskiego 4/8, 60-518 Poznań.

ANTARES otrzymał Pani/Pana dane osobowe w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa.


Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonym przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postepowań przygotowawczych lub sądowych, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.


Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane przez ANTARES w celu przyjmowania, weryfikacji i analizy zgłoszeń w ramach systemu zgłaszania naruszeń prawa (tzw. whistleblowing) tj. na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

ANTARES nie wykorzystuje systemów profilujących ani systemów prowadzących do zautomatyzowanego podejmowania jakichkolwiek decyzji dotyczących danych osobowych.


Dane osobowe przetwarzane w związku z zgłoszeniem naruszenia prawa w tym znajdujące się w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych ANTARES będzie przetwarzać dane przez okres do 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy


Odbiorcy danych

ANTARES może przekazywać dane osobowe podmiotom upoważnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa np. organy ścigania. Dostęp do danych, na podstawie stosownych umów, mogą mieć również podmioty dostarczające rozwiązania teleinformatyczne oraz firmy prawne i audytowe.


Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej: EOG).

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych osoba, której dane dotyczą posiada następujące

uprawnienia w zależności od sytuacji wskazanej przepisami RODO:

  1. dostępu do swoich danych osobowych,

  2. sprostowania swoich danych osobowych,

  3. usunięcia swoich danych osobowych,

  4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

  5. przenoszenia swoich danych osobowych,

  6. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.


Nadto osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z jej ze szczególną sytuacją (art. 21 RODO).

Nadto, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO.

Kontakt

Kancelaria Rachunkowa ANTARES s. c.

ul. Kraszewskiego 4/8

60-518 Poznań

NIP: 777 323 10 99

GSM1: +48 733 777 988

GSM2: +48 733 777 844

E-mail: sekretariat@kancelariaantares.pl

Polityka cookies

Polityka prywatności

Sygnaliści