POLITYKA PRYWATNOŚCI

Klauzula informacyjna

w zakresie ochrony danych osobowych w podmiocie

Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech – Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES s. c. Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech – Grzyb

(do osób korzystających z formularza kontaktowego)

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, dalej: RODO), na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES spółka cywilna Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech-Grzyb przedstawiają następujące informacje o sposobie i celu, w jakim przetwarza Pani/Pana dane osobowe (dalej: „dane” lub „dane osobowe”), a także o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z ochroną danych:

I. Administrator danych i jego dane kontaktowe

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest RODO Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech-Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES spółka cywilna Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech-Grzyb z miejscem wykonywania działalności gospodarczej pod adresem: ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań, której nadano NIP: 7773231099 (zwane dalej „Administratorem”).

Z Administratorem można skontaktować się na adres poczty elektronicznej: sekretariat@kancelariaantares.pl lub pisemnie: ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań.

II. Cele przetwarzania danych oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w celu:

a) rejestracji wiadomości przychodzących, rejestracji korespondencji, bieżącego udzielania odpowiedzi na otrzymane zapytania – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);

b) ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), a także zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Administratora– podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora);

c) przyjęcie zgłoszenia i przeprowadzenie dochodzenia w sprawie zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), a w odniesieniu do danych wrażliwych art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

III. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora pochodzą bezpośrednio od zainteresowanego podmiotu.

IV. Kategorie przetwarzania danych osobowych

Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane w następującym zakresie: dane identyfikacyjne, dane adresowe i dane kontaktowe.

V. Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców

Dane osobowe są przeznaczone dla Administratora oraz mogą być przekazane następującym odbiorcom:

a) podmiotom przetwarzającym Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmiotom przetwarzającym),

b) podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zmianami), ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z dnia 13 października 1995 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 170 z późn. zmianami),

c) innym odbiorcom dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (w szczególności upoważnionym pracownikom Administratora oraz innym osobom działającym z upoważnienia Administratora, instytucjom prawa pracy, zakładom ubezpieczeń itd.),

d) podmiotom, z których usług Administrator korzysta przy wykonywaniu obowiązków, w tym w szczególności: podmiotom prowadzącym obsługę informatyczną, podmiotom prowadzącym obsługę księgową i kadrową, podmiotom świadczącym pomoc prawną i usługi doradcze, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze realizujące wypłatę wynagrodzeń), podmiotom prowadzącym obsługę BHP, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów oraz niszczenia dokumentów;

e) innym odbiorcom w celu wykonania ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego, w oparciu o Pani/Pana zgodę lub dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów strony trzeciej.

VI. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane (przetwarzane)

Pani/Pana dane będą przechowywane (przetwarzane) przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania danych osobowych wskazanych w pkt. II niniejszej Klauzuli Informacyjnej w zakresie ochrony danych osobowych, tj.:

a) w zakresie rejestracji wiadomości przychodzących, rejestracji korespondencji, bieżącego udzielania odpowiedzi na otrzymane zapytania – do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu;

b) w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), a także zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Administratora – przez okres przedawnienia roszczeń (6 lat od końca roku, w którym miał miejsce ostatni kontakt z Administratorem);

c) w zakresie przyjęcie zgłoszenia i przeprowadzenie dochodzenia w sprawie zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów- przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

VII. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

a) żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także żądania ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia na warunkach wynikających z RODO,

b) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda – wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody, z tym zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,

c) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

d) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest wykonanie umowy lub zgoda – przenoszenia danych osobowych, tj. prawo do otrzymania od Administratora danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Jeżeli Pani/Pan uzna, że przetwarzanie Pani/Pana danych narusza przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w

tym RODO, przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VIII. Automatyczne podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Administrator nie podejmuje żadnych decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym z wykorzystaniem profilowania.

IX. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

X. Obowiązek dostarczenia danych osobowych i skutki ich niepodania

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem rejestrowania zapytań i udzielania odpowiedzi oraz ustawowo określonych uprawnień i obowiązków Administratora związanych z obsługą otrzymanych zapytań.

Klauzula informacyjna

w zakresie ochrony danych osobowych w podmiocie

(Klienci)

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, dalej: RODO), na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES Spółka cywilna Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech-Grzyb przedstawiają następujące informacje o sposobie i celu, w jakim przetwarza Pani/Pana dane osobowe (dalej: „dane” lub „dane osobowe”), a także o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z ochroną danych:

XI. Administrator danych i jego dane kontaktowe

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest RODO Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech-Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES Spółka cywilna Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech-Grzyb z miejscem wykonywania działalności gospodarczej pod adresem: ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań, której nadano NIP: 7773231099 (zwane dalej „Administratorem”).

Z Administratorem można skontaktować się na adres poczty elektronicznej: sekretariat@kancelariaantares.pl lub pisemnie: ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań.

XII. Cele przetwarzania danych oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w celu:

d) nawiązywania kontaktów biznesowych – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);

e) zawarcia i wykonywania umowy – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie czynności przed zawarciem umowy i jej wykonywanie);

f) prowadzenia obsługi bieżących zapytań, skarg i reklamacji – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);

g) prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

h) ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), a także zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Administratora– podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)

i) wypełnienia obowiązków przewidzianych w przepisach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

j) przyjęcie zgłoszenia i przeprowadzenie dochodzenia w sprawie zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), a w odniesieniu do danych wrażliwych art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Nadto, Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane na podstawie udzielonej zgody – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit a RODO.

XIII. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora pochodzą bezpośrednio od zainteresowanego podmiotu, a jeśli nie pochodzą bezpośrednio od Pani/Pana, to zostały przekazane przez Pani/Pana pracodawcę lub podmiot, który Pani/Pan reprezentuje.

XIV. Źródło pochodzenia danych osobowych

Informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą

Pani/Pana dane osobowe mogą pochodzić od przedstawiciela ustawowego, mocodawcy w przypadku udzielonego pełnomocnictwa, pracodawcy, strony umowy zawartej z Administratorem, biur informacji gospodarczej oraz ze źródeł powszechnie dostępnych, w szczególności z publicznych baz, rejestrów i ewidencji: PESEL, Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), REGON, rejestru podatników VAT. Te źródła dotyczą m.in. danych takich jak dane identyfikujące, dane kontaktowe, dane dotyczące istniejących zobowiązań.

XV. Kategorie przetwarzania danych osobowych

Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane w następującym zakresie: dane identyfikacyjne, dane adresowe i dane kontaktowe; numer PESEL.

XVI. Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców

Dane osobowe są przeznaczone dla Administratora oraz mogą być przekazane następującym odbiorcom:

f) podmiotom przetwarzającym Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmiotom przetwarzającym),

g) podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zmianami), ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z dnia 13 października 1995 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 170 z późn. zmianami),

h) innym odbiorcom dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (w szczególności upoważnionym pracownikom Administratora oraz innym osobom działającym z upoważnienia Administratora, instytucjom prawa pracy, zakładom ubezpieczeń itd.),

i) podmiotom, z których usług Administrator korzysta przy wykonywaniu obowiązków, w tym w szczególności: podmiotom prowadzącym obsługę informatyczną, podmiotom prowadzącym obsługę księgową i kadrową, podmiotom świadczącym pomoc prawną i usługi doradcze, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze

realizujące wypłatę wynagrodzeń), podmiotom prowadzącym obsługę BHP, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów oraz niszczenia dokumentów;

j) innym odbiorcom w celu wykonania ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego, w oparciu o Pani/Pana zgodę lub dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów strony trzeciej.

XVII. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane (przetwarzane)

d) w związku z nawiązaniem kontaktów celem rozpoczęcia współpracy – do czasu złożenia skutecznego sprzeciwu w zakresie przetwarzania danych osobowych;

e) w zakresie zawarcia i wykonania umowy – do momentu rozwiązania lub zakończenia w inny sposób zawartej umowy;

f) w zakresie obsługi zapytań potencjalnych klientów, klientów, w tym skarg i reklamacji – do momentu rozwiązania lub zakończenia obowiązywania umowy;

g) w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął obowiązek zapłaty należności publiczno-prawnej;

h) w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), a także zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Administratora – przez okres przedawnienia roszczeń (3 lata od końca roku, w którym ustała współpraca);

i) w zakresie wypełnienia obowiązków przewidzianych w przepisach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – przez okres 5 lat od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym ustały transakcje lub stosunki gospodarcze z danym klientem;

j) w zakresie przyjęcie zgłoszenia i przeprowadzenie dochodzenia w sprawie zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów- przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;

k) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

XVIII. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

e) żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także żądania ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia na warunkach wynikających z RODO,

f) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda – wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody, z tym zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,

g) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

h) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest wykonanie umowy lub zgoda – przenoszenia danych osobowych, tj. prawo do otrzymania od Administratora danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Jeżeli Pani/Pan uzna, że przetwarzanie Pani/Pana danych narusza przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO, przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

XIX. Automatyczne podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Administrator nie podejmuje żadnych decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym z wykorzystaniem profilowania. XX. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

XXI. Obowiązek dostarczenia danych osobowych i skutki ich niepodania

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy oraz ustawowo określonych uprawnień i obowiązków Administratora związanych z zawarciem i realizacją umowy. W przypadku niepodania danych osobowych Administrator zmuszony jest odmówić zawarcia i wykonywania umowy.

Klauzula informacyjna

w zakresie ochrony danych osobowych w podmiocie

(Reprezentanci, pracownicy Klienta, pełnomocnicy umocowani do obsługi umowy w imieniu Klienta)

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, dalej: RODO), na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES Spółka cywilna Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech-Grzyb przedstawiają następujące informacje o sposobie i celu, w jakim przetwarza Pani/Pana dane osobowe (dalej: „dane” lub „dane osobowe”), a także o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z ochroną danych:

XXII. Administrator danych i jego dane kontaktowe

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest RODO Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech-Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES Spółka cywilna Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech-Grzyb z miejscem wykonywania działalności gospodarczej pod adresem: ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań, której nadano NIP: 7773231099 (zwane dalej „Administratorem”).

Z Administratorem można skontaktować się na adres poczty elektronicznej: sekretariat@kancelariaantares.pl lub pisemnie: ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań.

XXIII. Cele przetwarzania danych oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w celu:

k) Bieżące wykonywanie zawartej umowy z klientem – podstawą prawa przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zapewnienie należytego wykonania umowy zawartej z klientem);

l) prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

m) ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), a także zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Administratora– podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)

n) wypełnienia obowiązków przewidzianych w przepisach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

o) przyjęcie zgłoszenia i przeprowadzenie dochodzenia w sprawie zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów – podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), a w odniesieniu do danych wrażliwych art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

XXIV. Źródło pochodzenia danych osobowych

XXV. Źródło pochodzenia danych osobowych

Informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą

XXVI. Kategorie przetwarzania danych osobowych

Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane w następującym zakresie: dane identyfikacyjne, dane adresowe i dane kontaktowe; numer PESEL.

XXVII. Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców

Dane osobowe są przeznaczone dla Administratora oraz mogą być przekazane następującym odbiorcom:

k) podmiotom przetwarzającym Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmiotom przetwarzającym),

l) podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zmianami), ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z dnia 13 października 1995 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 170 z późn. zmianami),

m) innym odbiorcom dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (w szczególności upoważnionym pracownikom Administratora oraz innym osobom działającym z upoważnienia Administratora, instytucjom prawa pracy, zakładom ubezpieczeń itd.),

n) podmiotom, z których usług Administrator korzysta przy wykonywaniu obowiązków, w tym w szczególności: podmiotom prowadzącym obsługę informatyczną, podmiotom prowadzącym obsługę księgową i kadrową, podmiotom świadczącym pomoc prawną i usługi doradcze, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze realizujące wypłatę wynagrodzeń), podmiotom prowadzącym obsługę BHP, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów oraz niszczenia dokumentów;

o) innym odbiorcom w celu wykonania ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego, w oparciu o Pani/Pana zgodę lub dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów strony trzeciej.

XXVIII. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane (przetwarzane)

tj.:

l) w zakresie zawarcia i wykonania umowy – do momentu rozwiązania lub zakończenia w inny sposób zawartej umowy;

m) w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął obowiązek zapłaty należności publiczno-prawnej;

n) w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), a także zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Administratora – przez okres przedawnienia roszczeń (3 lata od końca roku, w którym ustała współpraca);

o) w zakresie wypełnienia obowiązków przewidzianych w przepisach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – przez okres 5 lat od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym ustały transakcje lub stosunki gospodarcze z danym klientem;

p) w zakresie przyjęcie zgłoszenia i przeprowadzenie dochodzenia w sprawie zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów- przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;

q) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

XXIX. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

i) żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także żądania ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia na warunkach wynikających z RODO,

j) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda – wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody, z tym zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,

k) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, l) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest wykonanie umowy lub zgoda – przenoszenia danych osobowych, tj. prawo do otrzymania od Administratora danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

XXX. Automatyczne podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Administrator nie podejmuje żadnych decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym z wykorzystaniem profilowania. XXXI. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

XXXII. Obowiązek dostarczenia danych osobowych i skutki ich niepodania

Polityka prywatności

Anny Dubienieckiej i Damaris Pośpiech – Grzyb prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES s. c. Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech – Grzyb

I. Informacje ogólne

W naszej Kancelarii przywiązujemy znaczną wagę do ochrony prywatności i ochrony danych osobowych, w związku z czym zdecydowaliśmy o opracowaniu dokumentu obejmującego zasady przetwarzania danych osobowych, gromadzenia i ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów, ich pracowników i współpracowników oraz osób korzystających z naszej witryny internetowej.

Kierując się dyrektywami ochrony danych osobowych, działając w oparciu o wewnętrzne procedury, obowiązujące akty prawne z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności:

a. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE. (dalej: „RODO”);

b. Ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 24 maja 2018 r., poz. 1000);

c. Ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221), opracowana została niniejsza Polityka.

II. Czym są dane osobowe

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

III. Na czym polega przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

IV. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych

Administrator danych osobowych, to podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest Anna Dubieniecka i Damaris Pośpiech – Grzyb prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą Kancelaria Rachunkowa ANTARES s. c. Anna Dubieniecka Damaris Pośpiech – Grzyb z miejscem wykonywania działalności gospodarczej pod adresem ul. Józefa Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań. Administrator danych wpisany jest do Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej, a także nadany mu został numer NIP: 7773231099.

V. Jak się z nami skontaktować

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez administratora możesz skierować zapytania na adres Kancelaria Rachunkowa ANTARES s. c., ul. J. Kraszewskiego 4/8, 60-618 Poznań lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail): sekretariat@kancelariaantares.pl

VI. Jak pozyskujemy dane

Twoje dane osobowe możemy pozyskać z następujących źródeł:

a. przez bezpośrednią wizytę w naszej Kancelarii;

b. przez kontakt telefoniczny lub mailowy;

c. od Twojego pracodawcy bądź podmiotu, z którym współpracujesz, jako osoby wskazanej do kontaktu z nami lub uprawnionej do reprezentacji;

d. poprzez wypełnienie formularza kontaktowego na stronie internetowej;

e. z publicznie dostępnych rejestrów, takich jak m. in. Krajowy Rejestr Sądowy, CEIDG; f. za pomocą wykorzystywanych przez nas plików cookie.

VII. Jakie dane zbieramy

W związku ze świadczeniem usług księgowych zbieramy i przetwarzamy dane takie jak: imię (imiona), nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, adres zamieszkania, adres prowadzonej działalności gospodarczej i inne kategorie danych osobowych niezbędne do realizacji współpracy, w tym dane osobowe przekazane i zebrane w toku prowadzonych przez nas spraw.

W procesie zatrudnienia zbieramy i przetwarzamy dane osobowe w zakresie: imienia (imion), nazwiska, danych kontaktowych, numeru PESEL, danych dotyczących przebiegu wykształcenia i kariery, orzeczenia lekarskiego, zaświadczenia BHP i inne dobrowolnie wskazane dane.

W trakcie nawiązania współpracy ze współpracownikami i kontrahentami Kancelarii, zbieramy i przetwarzamy dane osobowe takie jak: imię (imiona), nazwisko, nazwa i adres prowadzonej działalności gospodarczej, numer NIP i REGON i inne dobrowolnie wskazane dane.

W procesie rekrutacji pracowników i współpracowników zbieramy i przetwarzamy dane osobowe w zakresie: imienia (imion) i nazwiska, danych kontaktowych, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowej kariery i inne dobrowolnie wskazane w CV lub liście motywacyjnym dane.

W prowadzeniu rozliczeń zbieramy i przetwarzamy dane osobowe w postaci: imienia (imion), nazwy i adresu prowadzonej działalności gospodarczej, numeru NIP, REGON, nazwy i adresu Urzędu Skarbowego, numeru rachunku bankowego i nazwy banku.

W ramach zamieszczonego na naszej stronie formularza kontaktowego, przetwarzamy dobrowolnie podane przez użytkowników serwisu dane osobowe w następującym zakresie: imienia (imion),

nazwiska, adresu e-mail i/lub numeru telefonu i informacji zawartych w treści wysłanej do nas wiadomości.

VIII. Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

W zależności od charakteru podjętej z nami współpracy podstawy prawne, cel oraz zakres, w którym zbieramy i przetwarzamy dane osobowe są różne. Jeżeli chcesz dokładnie zapoznać się z podstawami prawnymi, celami oraz zakresem przetwarzania danych należy zapoznać się z klauzulami informacyjnymi zamieszczonymi na naszej stronie internetowej.

IX. Przez jaki okres przetwarzamy Twoje dane

W zależności od charakteru podjętej z nami współpracy okres przetwarzania Twoich danych jest różny. Jeżeli chcesz dokładnie zapoznać się z okresem przetwarzania Twoich danych należy zapoznać się z klauzulami informacyjnymi zamieszczonymi na naszej stronie internetowej.

X. Czy podanie danych jest dobrowolne

Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne, niemniej jednak jest niezbędne do realizacji celów, dla których są zbierane.

XI. Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci określone prawa. Są to m.in.:

a. prawo dostępu do danych,

b. prawo do sprostowania danych,

c. prawo do usunięcia danych,

d. prawo do ograniczenia przetwarzania,

e. prawo do przenoszenia danych,

f. prawo do sprzeciwu,

g. do wniesienia skargi na czynności przetwarzania realizowane przez nas do właściwego organu nadzorczego. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych.

XII. Komu udostępniamy Twoje dane

Twoje dane mogą być udostępniane podmiotom trzecim działającym na nasze zlecenie, które to podmioty mogą przetwarzać Twoje dane w szczegółowo określonym przez nas celu, na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. W zależności od charakteru podjętej z nami współpracy dane osobowe mogą być przekazywane również m.in. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, urzędom skarbowym oraz inne podmioty publiczne w związku z realizacją obowiązków publiczno-prawnych, kurierom, operatorom systemów płatności i sms.

XIII. Czy Twoje dane przekazujemy do państw trzecich

W zakresie, w jakim pozostajemy administratorem danych osobowych, nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

XIV. Bezpieczeństwo danych

Jako administrator danych osobowych dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane były bezpieczne, w tym podejmujemy działania techniczne i organizacyjne, aby zapewnić zgodność przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami prawa. Podejmowane przez nas działania mają na celu m. in.

zabezpieczenie Twoich danych osobowych przed przypadkową utratą lub zniszczeniem, fałszowaniem, modyfikacją, manipulacją oraz nieautoryzowanym dostępem i nieuprawnionym ujawnieniem.

Wszystkie osoby wykonujące czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych, w ramach wykonywania zadań służbowych posiadają pisemne upoważnienia do przetwarzania danych.

XV. Postanowienia końcowe

W pewnych sytuacjach może zajść konieczność dokonania zmiany, modyfikacji lub aktualizacji niniejszej polityki prywatności. W takim przypadku, aktualna treść polityki zamieszczona zostanie na naszej stronie internetowej. O wszelkich zmianach będziemy informować na stronie internetowej w sposób czytelny, jasny i zrozumiały.

Kontakt

Kancelaria Rachunkowa ANTARES s. c.

ul. Kraszewskiego 4/8

60-518 Poznań

NIP: 777 323 10 99

GSM1: +48 733 777 988

GSM2: +48 733 777 844

E-mail: sekretariat@kancelariaantares.pl

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Kontakt

Polityka cookies

Polityka prywatności

Sygnaliści